Procurement

Procurement adalah proses pengadaan barang dalam perusahaan yang berhubungan dengan supplier atau pemasok dari suatu barang. Manajemen Procurement adalah manajemen pengadaan barang dan jasa. Artinya proses manajemen (pengelolaan) dalam usaha memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi tertentu.

Tujuan Procurement Management adalah untuk memastikan agar proses pengadaan berjalan dgn lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapat di saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yangg tepat dan dengan harga yang tepat pula.

Dalam menu procurement terdapat beberapa sub menu. Salah satunya adalah sub menu tentang purchasing ( pembelian ).

Purchasing ( pembelian ) adalah salah satu fungsi dasar yang umum ada di semua jenis perusahaan. Dikatakan fungsi dasar karena perusahaan tidak dapat beroperasi dengan baik tanpanya.Dari sifatnya, pembelian adalah bagian dasar dan integral dari manajemen bisnis.

1.      Purchase Order

Purchase Order merupakan surat resmi untuk melakukan pembelian yang didalamnya terdapat penjabaran pembelian produk yang akan dipesan oleh suatu perusahaan. Window Purchase Order mendefinisikan Purchase Order dari perusahaan. Didalam window Purchase Order, terdapat 3 tab ,yakni:

·         Tab Purchase Order    : untuk memasukkan nama perusahaan supplier (vendor).

·         Tab Purchase Order Line : untuk memasukkan jenis barang yang dipesan dari  supplier (sesuaikan dengan suppliernya).

·         Tab Purchase Order Tax : untuk menampilkan informasi pajak pindah ke lines order kepada tax order.

Fungsi dari Purchase Order :                                                                                                             

·         Mengendalikan proses pembelian barang

·         Penjadwalan hutang

·         Mengatur pembayaran ke pemasok

Keterkaitan Purchase Order dengan modul lain

Purchase Order memiliki keterkaitan dengan modul lain, diantaranya :

1.      Modul Business Partner, yaitu berhubungan dengan vendor.

2.      Modul Produk, yaitu berhubungan dengan stok produk di gudang.

3.       Modul Material Receipt, yaitu penerimaan barang dari suatu vendor atau supplier.

4.      Modul Invoice, yaitu surat tagihan dari supplier ke perusahaan yang membeli barang.

5.      Modul Sales Order jika kita menggunakan menu Generate PO from Sales Order(POS) yaitu setelah Sales Order (SO) selesai dibuat, kita dapat membuat Purchase Order (PO) untuk masing-masing Sales Order tersebut. Dan Purchase Order secara otomatis akan dibuat jika kita menggunakan menu ini.

Membuat Purchase Order

1.      Melalui Generate PO from Sales Order

Generate PO from Sales Order(POS) adalah Setelah Sales Order (SO) selesai, kita dapat membuat Purchase Order (PO) untuk masing-masing Sales Order. Purchase Order selalu hanya merupakan satu dari Sales Order, dalam arti satu Sales Order untuk satu Purchase Order. Purchase Order digunakan untuk mengelola transaksi penjualan yang dilakukan. Purchase Order secara otomatis akan dibuat jika kita menggunakan menu ini. Jika kita ingin membuatnya sendiri dapat melalui menu Procurement kemudian pilih Purchase Order.

Anda dapat menghasilkan Purchase Order dari sebuah Sales Order dan membuat Invoice(tagihan) atau Receipt (penerimaan) tanpa harus memasukkan kembali semua informasi yang dibutuhkan. Untuk fungsionalitas ini Compiere menyediakan ‘Create from’ feature.

                                

                               

2. Membuat Purchase Order secara langsung

Keterangan :

·         Field Order Reference

mengijinkan anda untuk memasukkan nomer referensi.

·         Field Target Document Type

Nilai default Target Document Type adalah Purchase Order, dimana hanya ada opsi tersebut.

·         Field Date Ordered dan Date Promised

Field Date Ordered (tanggal Order) dan Date Promised (tanggal dijanjikan) default kepada tanggal saat ini, namun bisa dirubah.

·         Vendor

Business Partner untuk Purchase Order pada umumnya adalah suatu vendor. Bidang berikut ini dianggap default dari Informasi Business Partner, yaitu Vendor Location, Vendor Contact, Bill To, Bill To Location.

·         Field Currency

Menampilkan Currency yang akan digunakan.

·         Field Warehouse

Secara opsional Anda dapat memilih suatu Warehouse. Ini adalah penempatan yang unik di mana produk disimpan.

·         Check-box Discount Printed

Ceklist check-box Discount Printed untuk menunjukkan bahwa diskon itu diharapkan untuk dicetak pada Purchase Order tersebut.

·         Field Document Status

Document Status menyatakan adanya status Purchase Order pada waktu ini

Keterangan :

·         Field Product

Pilih Produk yang diinginkan dengan klik-ganda pada baris yang sesuai untuk memasukkkan Produk tersebut.

·         Field Order date

Order date (Tanggal Order) ,default terhadap tab Purchase Order, tetapi dapat diubah.

·         Field Line No

Line No menyatakan adanya baris yang unik dari Purchase Order tersebut. Ini juga akan mengendalikan urutan tampilan baris Di dalam Purchase Order tersebut.

·         Field Charge

Charge (beban biaya) menyatakan jenis dari charge (Handling, Shipping, Restocking, Bank Charges dll.). Charge tidak bisa dipilih jika Anda telah memilih suatu produk. Anda hanya dapat mempunyai satu harga, sehingga harga hanya untuk salah satu apakah Produk atau charge.

·         Area Quantity

Di dalam Area Quantity, masukkan Kuantitas order tersebut. UOM default dari Definisi Produk.

·         Area Amounts

Didalam area Amounts, Unit Price, List Price, Tax dan Discount default dari Price List untuk ke Product, akan tetapi dapat diubah. Diskon adalah opsional dan akan secara otomatis terupdate jika price list dirubah / diupdate.

·         Area Status

Di dalam Area Status, baris Net Amount (Quantity * actual price) tanpa Pajak Dan charge ditampilkan, Ini menyatakan baris net amount berdasar pada kuantitas dan harga aktual tersebut. Pajak atau charge tambahan tidaklah dimasukkan.

Keterangan :

Window Order Tax menampilkan pajak yang berhubungan dengan lines Order. Dimana anda menghubungkan Pajak tersebut dengan Produk Di dalam tab Purchase Order Lines.

Untuk melihat laporan dari purchase order dengan klik icon report, maka akan muncul tampilan berikut :